2007年8月9日 星期四

離校手續經驗談--靜音版

我當然不希望您們趕在最後幾天才口試,今年剛好碰到七月中有IASL大會,所以靜音和慧文的口試不得已排在7/26、27,也激發她們的潛力,因為我只能管到口試,所以請她們把口試完到離校的過程寫下來,供大家參考。尊重智財,直接把兩人的版本貼上來。

二日超快速版 / 王靜音

趁那頂著36度正午烈日領到畢業證書的感動與雀躍之情尚未褪卻之前,我將我那二日超快速離校手續經驗與大家分享。嘿嘿,我是7/27(五)通過口試,7/31(二)近中午拿到畢業證書的,不算星期六日的話,只有二天的作業時間,應該算夠快的吧!

簡單說來有以下幾個步驟,撇步都在裡面喔!

  1. 口試通過後修改論文
    口試通過後,在興奮之餘莫忘趕快依照口試委員的意見修改論文,這部份應與指導教授討論取得共識後再行修改。

  2. 請系主任簽名口試委員審定書
    這個步驟非常重要,有的系所不需要,但本系是需要的。口試通過那一天,通常口委就已經簽名審定書了,只缺系主任的簽名。首先與系主任約好時間,然後將修改定稿的論文印好一份(還不用裝訂)呈給系主任審閱,待系主任同意後請系主任簽名口試委員審定書。注意:缺少審定書的論文不叫論文,缺少系主任簽名的審定書更是沒有效力。

  3. 上傳論文電子檔
    將最後定稿的論文版本上傳至學校圖書館的電子學位論文網站(http://etds.lib.ntu.edu.tw/etdsystem/submit/submitLogin),按照系統上的說明逐步操作即可。注意:要以pdf格式上傳,而且要插入台大的浮水印(網站上都有說明)。此步驟需將原先word格式的論文轉成pdf單一檔案。注意喔!如果原先word檔有分開封面、目次等好幾個檔案,想辦法把它整合成一個檔案再轉pdf。總圖有提供word轉pdf的服務,不過根據我個人的經驗,由於自己使用的word格式、windows作業系統與總圖未必是相同版本,把自己的論文拿到總圖去轉檔勢必要承擔格式全跑掉的風險,真的,有些格式跑掉你都難以發現。所以,還是想辦法在你打論文的那台電腦上裝個acrobat reader去轉檔比較保險。

    據總圖的官方說法是上傳後二天內會回覆審核通過與否的email,我的經驗是一天內總圖就回覆了,但為了保險起見,還是早早上傳比較心安吧。

  4. 印製論文
    這步驟應與步驟三同步進行。總圖需要一本精裝、一本平裝,系辦需要二本精裝、三本平裝,但像我已經趕在最後deadline才能印製論文時,精裝本是絕對趕不及的,但總圖與系辦可以接受總圖B1影印中心開出來的「代換論文」單據,所以對於時間有限制的同學們只能選擇總圖B1的影印中心印製論文。所謂「代換論文」就是可以先繳交平裝本給總圖和系辦,然後再等精裝本印好時拿去交換。

    我必須要花點篇幅講一下這B1的影印中心。首先,最好也是拿著pdf去印比較不會有格式跑掉的風險,影印中心的經理會先把你的論文印一份讓你check是否OK,然後才會大量印製你所需的份數,如果你拿word去印的話,真的風險很大,奉勸還是不要,不過word檔要帶著以備不時之需。這部份大概要花1至2小時的時間,因為實在太多人了,全部擠成一團。特別提醒如果有內頁彩色印刷的話,要花更久的時間等待而且不保證印得出來,我的論文就是彩色部分印不出來,至今也不明白為什麼。可能因為該影印中心的黑白印刷與彩色印刷採不同的電腦作業系統之故吧,所有人的彩色印刷都必須要特別從pdf中挑出特定的某幾頁彩頁去印,而且彩印機只有一台,速度真的很慢。我呢,站了一個早上也搞不定,最後只好衝出校門去找別家影印店專門印彩頁,然後再抱回來一張一張插頁。一定有人會不解為什麼不全部找別家印就好了,要記得只有B1的影印中心有「代換論文」啊,你不給他印的話,那你就得確保別家的精裝本一天做得好,那就沒問題。

    對了,要寄得把那張口試審定書帶去一起影印裝訂,審定書不用做在論文的pdf檔案上。

  5. 繳交論文 & 辦理離校手續
    到這步驟就太簡單了,快到簡直有種不能置信的感覺。總圖需要一精一平、電子論文授權書(就是步驟三所收到的回覆email),系辦需要二精三平。如果像我一樣是以平裝代替精裝,記得要同時繳交B1影印中心所開立的單據,並且日後要拿精裝本去換回那些平裝本。

    再登入離校系統(https://web2.cc.ntu.edu.tw/p/s/login2/p1.php)檢視還有哪些關卡未辦妥,像是學位服歸還了沒、所借的書歸還了沒、系辦磁卡鑰使歸還了沒…等等。

    最後,帶著學生證到研教組領畢業證書就可以啦,對了,還要繳100元,為那英文畢業證書。


    總之,大概就是這些步驟,希望大家都可以很從容的run through,如果實在時間太趕了,像我一樣,這五個步驟就要同時parallel run,至於箇中訣竅,大家可以自己揣摩,或許有人可以比我更快吧!

    最後還是要再次感謝寶煖老師,您真是少見的好老師,不僅有教、有導,還是我們可以跟您說心底話的好老師,我好像meeting有一半時間都在跟您講工作上的難題,呵呵。最重要的是,跟著老師的步伐走,一定可以如期畢業的,大丈夫(日文)的啦!^_^

2007年8月8日 星期三

離校手續--文文版

文文辦理離校手續經驗
  1. 進行完論文口試,當然就先修改囉!然後,請教老師是否可以去跟助教拿口試委員們已經簽名的審查書,印出一份論文稿,再以最快的速度找到系主任,等系主任簽名後,這部份就完成了!
  2. 接下來要將準備送印的論文在WORD版面全部置中,連同封面和書背檔及口試委員簽名的審查書一起送印,論文檔案可以先轉pdf檔,其實影印中心在列印前也會先幫忙轉pdf檔,學校的影印中心接受論文的格式後才能開始印,影印中心平日是AM8:30-PM8:30,假日是AM9:30-PM4:30,電話是33662303。會幫忙排版面的影印中心經理只有星期一到星期五上班,辦理離校手續截止日之前的那個假日才會加班,不過這次她好像也累癱了,只有去星期六,星期日就沒有出現,所以要善用電話先和她們聯絡才不會白跑一趟,也容易耽誤論文送印的進度。因為她們忙的時候,連平裝都不一定會當天印好。
    為什麼要給以上的資訊呢?因為在論文口試後剩下極少的時間就到離校手續辦理的截止日了!外面影印店在畢業旺季要4天才能裝訂出精裝本,而圖書館規訂論文要交1本精裝及1本平裝,系上規定要交2本精裝及3本平裝才能畢業。而偉大的學校結合上下游整合經營的模式,提供全數論文在影印中心製作,在精裝來不及製作時,可享有先送2本平裝及已經請影印中心裝訂精裝論文的單據,辦理離校手續,影印中心印好精裝之後會自動幫忙向圖書館抽換平裝回來。
  3. 在送印論文的同時,要上傳論文檔給學校圖書館,上傳的系統操作不難,需要時間不多,只是圖書館會寫需要2個工作天才會審核論文完成並寄授權書到電子郵件信箱,我們要將授權書印出來並簽名,辦理離校手續時要交給圖書館,不過這次的經驗是上傳1小時後就收到授權書,收到授權書前檔案還可以修改,收到授權書後就不能在改變囉!
  4. 到INFO中的畢業生離校手續查詢系統,查詢自己是否有借書、工具未還或其他的未辦事項,要盡早將之處理完畢。
  5. 辦好以上的工作後,如果精裝影印中心還在裝訂中,就拿著2本平裝、請影印中心裝訂精裝論文的單據及論文授權書到圖書館大門左手邊的櫃檯辦理離校手續。帶著5本平裝到系辦繳交,但這部分的精裝論文,影印中心並不會幫忙抽換,要跟助教約好時間去交2本精裝並換回平裝,系辦的部份還要退回以前申請的門禁磁卡及租借櫃子的鑰匙,才能完成手續。
  6. 最後就到行政大樓一樓的出納櫃檯或2樓研教組旁的機器繳交100元的英文畢業證書的錢(要辦學生證掛失的要再交150元,不過不知道為什麼我在投幣機器排隊及出納組大家都繳250),建議去出納組辦理會比較快,投幣機器因個人操作風格不同,而會排蠻久的。繳費完後帶著繳費單據至2樓研教組繳交就可以完成離校手續及拿到畢業證書囉!

2007年6月29日 星期五

論文封面與格式

台大校方終於在95年9月22日公布了一份「國立臺灣大學碩、博士學位論文格式規範」,雖然內容與我對學位論文格式規範的期望有相當距離,總算是有了一個開始。

因為校方所規範項目並不完整,怕到時您們照著校方版本排好,我又要囉嗦,所以花點時間把整本論文應該包含的項目,依序條列說明如下。
  1. 封面+書背
    和以往最大的差別應該在系所名稱的寫法,根據校方負責人的email說明,如果是系所合一的系所,英文名稱應該要用Department of,只有獨立研究所才用Graduate Institute of ;所以我們的英文名稱應該用Department of Library and Information Science。
    依校方檔案製作一份圖資系版封面(含書背) ,請自行下載修改:中、英文論文名稱、中英文姓名和年代。

    對了,建議您打好書背時,拿尺量一下,如果您的名字距離書背底端小於4.5公分的話,通常您的名字剛好會被圖書館的書標貼到,至於貼到多少,那我就不知道了,因為每個圖書館的書標大小不太一樣的。

    我不知道現在的影印店是怎麼作業的,是要求把封面和書背打在一起,還是分開打。我們古人都是分開打的,所以單獨做一份書背

    還有,學校的規定沒有用粗體,我把字體全部都改成粗體,這樣比較清楚。(書背沒有加粗,怕字體太小會糊在一起,您們自己實驗吧)

  2. 書名頁(Title page)
    依校方檔案製作一份圖資系版書名頁,請自行下載修改:中、英文論文名稱、中英文姓名和年代。

    內容其實和封面是一樣的,所以如果您的書背是分開打的話,請直接修改書名頁的檔案,即可。

  3. 空白頁

  4. 博碩士論文電子檔案上網授權書 (論文草稿省略)

  5. 論文口試委員審定書 (論文草稿省略)
    這張紙是在口試完後,由各口試委員簽名,所以應該是由系辦助教統一繕製,在口試通過,論文草稿修改好後,再到助教處領取。

  6. 序言或謝辭 (論文草稿省略)
    (依個人意願自行決定是否撰寫) 須另頁書寫,舉凡學生撰寫論文後的感想,及在論文完成的過程中,獲得指導教授及其它老師有實質幫助之研討及啟發,或行政、技術人員、同學及親友等幫忙者,皆可在此項次誌謝,內容力求簡單扼要,以不超過一頁為原則。
    以上內容轉貼自校方規定。

  7. 中文摘要及關鍵詞5-7個
    校方規定是不超過三頁,建議大家寫兩頁即可。
    摘要是除了論文題目之外,讀者最常閱讀的部分,應扮演整本論文的代言角色。
    摘要的內容應精簡陳述:、做什麼研究,用什麼方法,得到什麼結果,提出那些建議。
    校方規定*經系、所同意以英文撰寫論文者,仍需附中文摘要。

  8. 英文摘要及關鍵詞5-7個 (論文草稿可省略)

  9. 目次
    如果您有看過校方的規定,可能會發現校方是用「目『錄』」,我堅持用「目『次』」。
    目次請用Word的樣式定義標題1、標題2、標題3,然後請Word編製,而不用自己打,至於要編到第幾層,視論文內容而定,如果內容層次架構較多者,建議編到第三層(標題3)或第四層(標題4)。

    標題1:章
    標題2:節
    標題3:一、
    標題4:(一)或1.

    例:
    標題1:第三章 研究設計與架構
    標題2:第一節 研究方法
    標題3:一、訪談法
    標題3:二、問卷調查法
    標題4:1. 問卷設計
    標題4:2. 調查對象

  10. 圖目次
    如果只有幾張圖,請統一編碼,如圖1、圖2;如果圖很多時,才依章編碼,如圖1-1。

  11. 表目次
    如果只有幾張表,請統一編碼,如表1、表2;如果表很多時,才依章編碼,如表1-1。

  12. 論文正文
    每章另起新頁,而且是奇數頁。換句話說,節不需要另起新頁,章才需要。
    如果您用的是Chicago Style,註釋要放在每章之末,另起新頁(不必是奇數頁,接續即可)。

    以下是學校的規定:
    * 論文以中文或英文撰寫為原則,雙面印刷,但頁數為80頁以下得以單面印刷(彩色圖片亦可單面印刷)。
    *紙張:除封面、封底外,均採用白色A4 80磅之白色模造紙裝訂。
    *字體: 原則上中文以12號楷書(細明體及標楷體為主),英文以12號Times New Roman打字,中文撰寫以1.5間距,英文則以雙行間距,本文留白上3公分、下2公分、左右各3公分,字體顏色為黑色,文內要加標點,全文不得塗汙刪節,不得使用複寫紙,各頁正下方應置中註明頁碼。

  13. 參考文獻/參考書目
    如果您用的是APA Style,那麼標題請用:參考文獻(References)。
    如果您用的是Chicago Style,那麼標題請用:參考書目(Bibliography)。

  14. 附錄

  15. 封底
    * 平裝本:採用淺色200磅銅西卡紙或雲彩紙(上亮P)裝訂之(A4)。
    * 精裝本:碩士班紅底燙金字;博士班黑底燙金字(A4)。

  16. 論文繳交
    圖書館收平裝本1冊及精裝本1冊(數學、物理、化學、海洋2冊;大氣3冊) 。

以上內容,如有增修之需要,請告訴我,希望透過大家的努力和分享,可以把精力花在論文內容的創作上,而不用把時間花在這些型式上。當然型式是很重要的,型式代表專業,但是應該要用最有效率的方式來達成。

2007年4月16日 星期一

為什麼要寫論文計畫書

論文計畫書是要告訴審查委員,我有這個能力把這個題目領回去做。Propose,英文有提親的意思,試想提親不就是男方要讓女方父母放心地把女兒交給男方嗎?請用同樣的心情來準備proposal,充份展現我有能力研究這個主題,請計畫書審查委員放心地把這個主題交給您研究!

能力的展現,應包括三方面:


  1. 對研究問題的認識(問題陳述)

  2. 對前人智慧的掌握(文獻分析)

  3. 對進行方式的熟悉(研究方法)

換句話說,論文計畫書的內容應涵蓋論文的前三章。 目的是請計畫書審查委員就論文的可行性提供建議,看看有沒有那些地方考慮不周全,或者有什麼需要特別留意的地方。總之就是幫助論文計畫可以順利的推展。

論文計畫書的格式應與論文一致,請千萬不要想等論文寫完了,再回來改格式。相信我,時間永遠不夠;要等到什麼時候再做的事,通常是不會被做的(Silverstein, 2000);就算真的做,也是在火燒眉毛的情況下做出來的,結果很難美好。



希爾弗斯坦(Silverstein, Shel)(2000)。往上跌了一跤(Falling up: Poems and drawings)(鄭小芸譯)。台北市:玉山社。
Shel Silverstein, 1932-1999,是一位多才多藝的畫家、詩人、劇作家、歌手和作曲家;他的作品在我們人生的各個階段都是良伴--閣樓上的光、失落的一角、失落的一角會見大圓滿;Falling up是Shel的最後一本繪本,在他過世之後出版的。

2007年4月15日 星期日

論文計畫書的內容

論文計畫書應包含論文的前三章,茲依其結構說明如下:
[2008年版範本檔]

  • 封面
  • 目次(含圖次、表次,分別另起新頁編製)
  • 正文:主要是論文前三章,加上論文大綱與參考文獻,必要時加上附錄。
  1. 第一章 緒論
    一、問題陳述﹕研究什麼議題(背景),這個議題為什麼值得研究(理論面、實務面),這個問題有什麼重要性、必要性﹐預期你的研究可以得到什麼樣的結果或是產生什麼樣的貢獻。
    二、研究目的
    三、研究範圍與限制
    四、名詞解釋:定義重要的專有名詞或辭彙,是定義而不是長篇論述。
  2. 第二章 文獻分析
    文獻分析應闡述國內外相關議題之研究現況,以及重要參考文獻。
    請依與研究主題的相關程度,分類按年序敘述。敘述方式不是記流水帳,而是要凸顯各篇文獻與你的研究的關係;換句話說,我們可以從這篇文獻學到什麼。建議每篇文獻應敘明:研究什麼樣的題目,為什麼要研究這個題目,用什麼方法研究,得到什麼結果。其中與我們的研究有什麼相關,很好值得學習,該學什麼?不好,有改善空間,那裏值得加強。
    每個主題分節介紹,並下小結,說明這個主題之文獻目前之研究現況,共同性為何?有沒有不一致或矛盾的地方,若有差異差在那裏,如果能說出為何有此差異,更有助於論文之討論。
    我的期望是在計畫書將文獻寫好,待計畫書審查通過後,開始依照計畫書進行論文,文獻分析只要補充計畫書到論文中間的幾個月即可。
  3. 第三章 研究方法
    本章應說明擬採用之研究方法與研究進行步驟。
    擬採用之研究方法,如係圖資領域較少用之方法,請說明採用原因,預期可能遭遇之困難及解決途徑。
    研究架構與研究程序,請儘可能繪圖表示,並請附上研究進行之甘特圖。
  4. 第四章 內容大綱
    列出將來論文完成之樣貌,通常包括:
    第一章 緒論
    ---第一節 問題陳述
    ---第二節 研究目的
    ---第三節 研究範圍與限制
    ---第四節 研究方法與步驟
    ---第五節 名詞解釋
    第二章 文獻分析請依個人之研究主題,分節介紹。
    第三章 研究設計與實施
    ---第一節 研究設計
    ---第二節 研究實施
    ---第三節 資料分析請依個人所採用之研究方法,加以調整。
    ---第四章 個案分析(若為個案研究時)/資料分析
    第五章 結果與討論
    第六章 結論與建議
    ---第一節 結論
    ---第二 節 建議
    ---第三節 進一步研究之建議實際架構將隨研究方法之不同而需略作調整。
  5. 參考文獻
    參考文獻應分中文與西文,中文依筆畫順序排序,西文文獻依字順排序,請善用Word之排序功能。
    書目格式﹕ APA、Chicago Style均可,惟採APA格式,在正文引證時請註明頁碼,如:謝寶煖(2004,88)指出(謝寶煖,2004,88)......
    詳請參考:
    張保隆、謝寶煖(2006)。學術論文寫作:APA規範。台北市:華泰。
    American Psychological Association. (2001). Publication manual of the American Psychological Association (5th ed.). Washington, DC: Author.
  6. 附錄如果研究方法是問卷調查請設計好問卷初稿(列為附錄),方可徵詢口試委員之寶貴意見。
    若有兩個以上的附錄,每個附錄另起一頁,且標示附錄一、附錄二。

每項另起一頁。

2007年4月12日 星期四

論文計畫書審查

論文計畫書或論文草稿要給委員們十天左右的時間看,我會確定您們的計畫書或論文寫好改好,完全ready,再安排時間!
  1. 影印裝訂
    論文計畫書或論文草稿要送印裝訂成冊,封面沒有規定,您們可以選自己喜愛的顏色。
  2. 寄送論文計畫書
    印好的論文請送到系辦宜玲助教處,要去找助教前,請先寫信或去電告知何時出現,助教會您們準備公文和信封袋,將論文裝袋送或寄給口試委員。
    至於要送或寄,請詢問口試委員,親自送可以創造接觸請益機會,表達誠意,藉機認識老師,由您們自己決定。
  3. 準備簡報
    計畫書或論文寄出後,可稍加休息。接下來請自己把論文從頭到尾看一遍,然後製作投影片;請參考下列兩個檔案。
    簡報經鬆做 [ppt檔 4.84MB] 2006/5/9 更新版
    簡報技巧 [html]
    投影片做好後,請在還得及修改前寄給我,我會根據我信奉的簡報設計原則和您的論文內容,建議您該做何修改或調整。
  4. 口試開始前
    當天請至少提早半小時到學校,到會場準備好投影片和茶水。
    投影片請列印一份給口試委員,每頁列印兩張slides為佳(一頁印六張的,如果是單面我直接回數,雙面的直接丟掉);若有小圖小表者,請斥資一頁一張。
    如果論文內容送出後有更新或修正部分,也請列印一份給口試委員。
    投影片和修正資料都要在口試委員進來前準備好,放好。宜玲助教會準備便條紙和筆。
    在口試開始前十分鐘左右,一切都應該已經ready了(即將投影片印出稿放在口試委員桌上,然後投影片播放在第一張),請到三樓玻璃門外或是系館那層階梯上,迎接校外口試委員,以示禮貌,再者系館實在不太好找,三樓會議室、研討室,沒來過的人,那知道啊。
    如果老師們都提早到了,就請站在NB前等著。
  5. 口試開始
    通常老師們會互推一位教授來當主席,通常是德高望重的教授,然後由主席宣布開始,一般程序是:
    學生報告約20分鐘,有時主席會說15分鐘,所以請千萬記得把presentation的時間調到至多20分鐘。
    開場第一句話,模式是「謝謝老師們今天來參加XX的.......................」,至於花樣就由妳們自己變囉!
    報告時,請用講的,不要看著投影片照唸,當然更不能唸論文或小抄!
    接下來,由非主席的那位口試委員先發問或提供意見,然後是主席,然後是我;我通常是感謝口試委員,然後做個統整或回應(小孩回家關起門來打就好了)。
    老師問完問題、提完意見,可能會請您回應或回答,只要據實回應即可,如果有不了解的地方,可以很禮貌地向老師請益。請千萬不要激動或說出不禮貌的言語。例如:萬一口試委員誤會您的意思了,您可不能說,老師我剛在講您可能沒有聽懂,請換一種說法:有關XX部分,剛才我可能沒有表達得很清楚,請容我再稍加解釋;或者關於XX部分,在我的研究中,我想要特別強調XXX,希望能有別於XXX。更不能說出:有關XX因為比較新,所以老師可能不懂或不知道之類的話,請一概用「進一步補充說明......」或「我想要特別強調.....」,導到您要研究的主題或面向。我為什麼能舉這些例子呢?因為這些都是真實發生的案例,希望不會發生在我學生的身上。
  6. 記錄意見
    雖然口試時很緊張,可是別忘了,要把老師們提的意見和問題一一記下來,做為後續修改的依據。
    計畫書審查委員通常就是論文審查委員,計畫書時提的問題,等到論文寫完時,老師們通常會拿來檢驗,我也會把計畫書審查委員的意見記錄下來,再看您們的論文時,一一檢視詢問,所以建議您們在寫時,就自己一一回應為佳。
  7. 送委員
    待老師們問完問題,您也回答完了,主席會請您暫時出去(回避一下),老師們自行討論,請不要跑太遠。因為過不了多久,主席就會請您進來,告訴您我們討論的結果和綜合意見,請記得謝謝老師們的建議。
    結束後,送老師下樓,不管我有沒有送,妳們都要送!這是禮貌!
  8. 修改計畫書
    老師們都走了,口試才真的結束,要去慶功或回家睡覺,隨您高興。
    但是請趁著記憶猶新快快把該修該改的修一修、改一改。在三天內來找我確認修改方向或內容是否正確,或對口試委員意見的解讀是否適切。

很努力地把過往經驗,整理成以上幾點,供參考。若還有未竟事宜,請互相提醒,也請告訴我,好讓這份文件,真的發揮功效。

然後,不知道是我老了還是落伍了,有些以為不會發生的事,竟然會發生,所以醜話還是先講在前頭,下面三點,提供參考。

  • 從本學期開始,計畫書審查或是論文口試遲到的,一律另謀高就,除非是不可抗拒的天災人禍,「在捷運站快昏倒了」--不算!要真的喔伊~喔伊~~才算!
  • 要不要準備點心、咖啡,答案是歷來都有,所以要,至於買什麼自行決定。不過,還沒有人因為咖啡或蛋糕而加分的,也沒有人因而扣分。
  • 要不要送禮?在計畫書審查或口試時,提著大袋禮物來,您就死定了
    !而且我的親朋好友多半不會收,也不敢收,我不收,其他人也不會收,您只會很尷尬!想要練習如何應付尷尬場面,這是好機會。(可是您讓我們也很尷尬)
    如果您真的很感謝口試委員給您的協助,想聊表心意的話,請在論文改好,送印得美美的論文去給老師時,再帶伴手禮吧!(這時送禮是感恩,口試時送禮是賄賂,場合不同,就算您無心也很難無意)其實我覺得一張卡片就可以了。