追蹤修訂與註解

現在是Internet時代，所以我們不用經常見面，但請依照約定或甘特圖上的進度，將檔案寄過來。

為節省大家的時間，我會用Word的追蹤修訂和註解功能改您們寄過來的檔案，所以簡單介紹一下這兩項功能。

追蹤修訂

如果我直接您的檔案中的文字做增刪，那您就不知道我改了什麼地方，如果用「追蹤修訂」，Word會在文件右邊界中顯示我所做的修改，而文件正文中則顯示修改後的內容，如下圖所示。

當您收到我修改後的檔案，您不用再重新KEY，您只要選擇接受或拒絕每一個編修更動的地方就可以了。

1. 追蹤修訂
   從【工具】選取【追蹤修訂】之後，只要在Word文件中做任何修改，都會紀錄下來。所以您們再開啟我寄給您們的修訂檔後，應該再選取一次【追蹤修訂】關閉追縱修訂功能。
   
   


2. 接受/拒絕修訂
   如果文件沒有很長，建議您一邊看一邊決定要不要用我修改版本，將游標停在我修改的地方，按右鍵，就會出現【追蹤修訂視窗】 覺得我改得有理，就選取【接受插入】 或【接受刪除】；覺得我改得不合理或您有更好的idea，就選取【拒絕插入】 或【拒絕刪除】 。
   
   



3. 接受所有變更（插入或刪除）
   如果文件太長或我太囉嗦改得太多，一個一個點太累了，這時年建議先瀏覽一下，先把不同意的地方【拒絕插入】或【拒絕刪除】，然後自行依自己的理念修改，至於【接受】的部分先不用理它，等到整個檔案都看完改好，再用【接受文件中的所有變更】，一次改好。
   當啟動追蹤修訂功能後，Word會新增一列【檢閱】工具列，如下圖所示（粉紅色框），可由【檢閱】工具列中選取【接受文件中的所有變更】（紅色框）。
   如果沒看到這個工具列，請利用【檢視】 ＞ 【工具列】 ＞ 【檢閱】做設定。
   
   

註解（comments）

如果我要進一步針對我的修改做說明或者是建議您怎麼修改的話，我會用【註解】的功能，將我的建議打在註解方塊中，如下圖所示。通常註解不會太多，所以您可以在註解上按右鍵，然後在出現的選單上選擇【刪除註解】。

第二種方法是從【檢閱】工具列中選取拒絕圖示中的【刪除文件中的所有註解】。
第三種方法是從【檢閱】工具列中選取【顯示】，然後選取【註解】，取消原來的勾選狀態。

眼尖的人應該已經看到了，用這個方法，也可以隱藏文件中所有的【插入與刪除】，的換句話說，可以隱藏所有【追蹤修訂】的動作。