2008年3月18日 星期二

追蹤修訂與註解

現在是Internet時代,所以我們不用經常見面,但請依照約定或甘特圖上的進度,將檔案寄過來。





為節省大家的時間,我會用Word的追蹤修訂和註解功能改您們寄過來的檔案,所以簡單介紹一下這兩項功能。


追蹤修訂


如果我直接您的檔案中的文字做增刪,那您就不知道我改了什麼地方,如果用「追蹤修訂」,Word會在文件右邊界中顯示我所做的修改,而文件正文中則顯示修改後的內容,如下圖所示。

當您收到我修改後的檔案,您不用再重新KEY,您只要選擇接受或拒絕每一個編修更動的地方就可以了。


  1. 追蹤修訂
    從【工具】選取【追蹤修訂】之後,只要在Word文件中做任何修改,都會紀錄下來。所以您們再開啟我寄給您們的修訂檔後,應該再選取一次【追蹤修訂】關閉追縱修訂功能。


  2. 接受/拒絕修訂
    如果文件沒有很長,建議您一邊看一邊決定要不要用我修改版本,將游標停在我修改的地方,按右鍵,就會出現【追蹤修訂視窗】 覺得我改得有理,就選取【接受插入】 或【接受刪除】;覺得我改得不合理或您有更好的idea,就選取【拒絕插入】 或【拒絕刪除】 。



  3. 接受所有變更(插入或刪除)
    如果文件太長或我太囉嗦改得太多,一個一個點太累了,這時年建議先瀏覽一下,先把不同意的地方【拒絕插入】或【拒絕刪除】,然後自行依自己的理念修改,至於【接受】的部分先不用理它,等到整個檔案都看完改好,再用【接受文件中的所有變更】,一次改好。
    當啟動追蹤修訂功能後,Word會新增一列【檢閱】工具列,如下圖所示(粉紅色框),可由【檢閱】工具列中選取【接受文件中的所有變更】(紅色框)。
    如果沒看到這個工具列,請利用【檢視】 > 【工具列】 > 【檢閱】做設定。




註解(comments)


如果我要進一步針對我的修改做說明或者是建議您怎麼修改的話,我會用【註解】的功能,將我的建議打在註解方塊中,如下圖所示。通常註解不會太多,所以您可以在註解上按右鍵,然後在出現的選單上選擇【刪除註解】。

第二種方法是從【檢閱】工具列中選取拒絕圖示中的【刪除文件中的所有註解】。
第三種方法是從【檢閱】工具列中選取【顯示】,然後選取【註解】,取消原來的勾選狀態。
眼尖的人應該已經看到了,用這個方法,也可以隱藏文件中所有的【插入與刪除】,的換句話說,可以隱藏所有【追蹤修訂】的動作。

1 則留言:

Judy 提到...

現在有google document、cloud文件可以共享使用,使是不太清楚能否使用追蹤修訂的功能,待我研究一下再來跟大家分享